Så granskar du en lokalvårdsleverantörs intyg och rutiner

Varför intyg och rutiner avgör vilken leverantör du vågar anlita

Städbranschen sysselsätter över 76 600 personer årligen, enligt Serviceföretagen. Där lyfts städare fram som ett av de viktigaste yrkena för att bryta långtidsarbetslöshet. Över 70 procent av de anställda är kvinnor – i offentlig sektor närmare 90 procent – och nästan två tredjedelar är utrikes födda. Branschen består samtidigt av små företag: av Sveriges 3 380 privata städaktiebolag är 2 765 mikroföretag med nio anställda eller färre, medan 17 har fler än 250 anställda. Den leverantör du möter i en upphandling har därför sällan en egen hr-avdelning som håller ordning på behörigheter; kontrollen måste du som beställare kunna begära in och själv förstå.

Samma källa beskriver att konkurrens från oseriösa aktörer och osund konkurrens från offentliga aktörer upplevs som ett stort problem i branschen. Många företag väljer att inte delta i offentlig upphandling, främst på grund av för stort prisfokus, komplicerade processer och dålig uppföljning. För dig som köpare blir konsekvensen konkret: när anbuden ligger nära varandra i pris är det intyg, behörigheter och rutiner som skiljer en leverantör som kan dokumentera sin bemanning från en som inte kan.

Tre frågor avgör om svaren du får är användbara: Vilka behörigheter krävs för de uppgifter som faktiskt ska utföras i din verksamhet? Vem kontrollerar dem, och hur ofta? Vad händer när personal slutar, byts ut eller ersätts av en underleverantör? En leverantör som kan svara konkret på dessa tre har rutiner; en som hänvisar till en pärm med gamla kopior har det inte.

Statistik över städbranschen i Sverige

Registerkontroll i stället för att lita på en papperskopia

HOSP är Socialstyrelsens register över legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal och över personal med bevis om rätt att använda yrkestiteln undersköterska. Arbetsgivaren – inte den anställde – ska göra kontrollen och begär ett digitalt utdrag genom att mejla namn och personnummer till [email protected], enligt Socialstyrelsens sida om legitimationskontroll. Utdraget är på svenska, innehåller aktuella behörighetsuppgifter och skickas antingen som text i ett e-postmeddelande eller som ett bifogat PDF-dokument.

Skillnaden mot en intygskopia är avgörande: en kopia visar vad som gällde när den skrevs, medan ett utdrag ur registret visar aktuell status. En legitimation kan återkallas och ett bevis dras in – då hjälper ingen gammal kopia. Som beställare kan du begära att utdraget redovisas i avtalsunderlaget. Det kostar leverantören ett mejl och ger dig en uppgift som är aktuell vid kontrolltillfället i stället för vid anställningstillfället.

Ett utdrag är ett ögonblicksvärde och blir inaktuellt så snart bemanningen ändras. Bestäm därför i avtalet när kontrollen ska göras om: vid nyanställning, vid byte av personal i ditt objekt och när leverantören använder underleverantörer. Utan en sådan skrivning gäller kontrollen bara den bemanning som råkade finnas den dag avtalet skrevs.

Fördelar och risker med att lita på papperskopior jämfört med HOSP-utdrag

Granska intyget självt – ändamål, underlag och utfärdare

HSLF-FS 2018:54 är Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om att utfärda intyg i hälso- och sjukvården. De ska tillämpas i verksamheter som omfattas av hälso- och sjukvårdslagen och tandvårdslagen när hälso- och sjukvårdspersonal utfärdar intyg. Intyget ska grunda sig på en bedömning av en persons hälsotillstånd, eller av behov, förmåga eller något annat förhållande som orsakats av hälsotillståndet.

Föreskrifterna har sju sakkapitel som i praktiken blir en checklista när du får ett intyg i handen: ledningssystem (2 kap.), intygsutfärdarens kompetens (3 kap.), jäv och andra hinder mot att utfärda intyg (4 kap.), underlag för intyg (5 kap.), ett intygs utformning och innehåll (6 kap.), intygsformulär (7 kap.) och en undantagsbestämmelse (8 kap.). Varje kapitel motsvarar en fråga: Finns ett ledningssystem? Hade utfärdaren rätt kompetens? Fanns det jäv? Vad bygger intyget på? Passar innehållet det syfte du ska använda det till?

Två paragrafer är särskilt användbara vid granskningen. Enligt 2 § ska ett intyg som huvudregel utfärdas efter en undersökning av intygspersonen. Finns ingen undersökning bakom intyget bör du fråga vad det i stället grundar sig på; underlag för intyg regleras särskilt i 5 kap. Enligt 3 § ska innehållet anpassas till intygets ändamål. Ett intyg skrivet för ett helt annat syfte säger därför inte automatiskt något om den uppgift personen ska utföra hos dig.

Så granskar du ett intyg enligt Socialstyrelsens föreskrifter

Skyddade yrkestitlar – var går gränsen för leverantörens personal

Yrkestiteln undersköterska är skyddad. Enligt 6 § LSS får endast den som har ett sådant bevis som avses i 4 kap. 5 a § patientsäkerhetslagen (2010:659) använda yrkestiteln undersköterska i verksamhet enligt LSS. Den som saknar behörighet får inte använda en titel som kan förväxlas med den. Samma bevis ligger bakom att en person finns med i HOSP-registret, som omfattar både legitimerad personal och personal med bevis om rätt att använda yrkestiteln undersköterska.

Det gör titlar i en leverantörs presentation till något mer än marknadsföring. När en leverantör beskriver sin bemanning med yrkesbeteckningar är det rimligt att be om det digitala utdraget ur HOSP för dem som ska arbeta i din verksamhet. Utdraget visar om beviset finns, inte bara om titeln används. Titlar nära undersköterska som används av personal utan bevis är i sig en varningssignal, eftersom förväxlingsbara titlar inte får användas i verksamhet enligt LSS.

När lokalvården sker i en LSS-verksamhet

När lokalvården sker i en LSS-verksamhet gäller kraven i 6 § LSS. Verksamheten ska vara av god kvalitet och bedrivas i samarbete med andra berörda samhällsorgan och myndigheter. Den ska grunda sig på respekt för den enskildes självbestämmanderätt och integritet, och den enskilde ska i största möjliga utsträckning ges inflytande och medbestämmande över insatser som ges. Kvaliteten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras, och det ska finnas den personal som behövs för ett gott stöd och en god service och omvårdnad.

Lagen anger också målet: verksamheten ska främja jämlikhet i levnadsvillkor och full delaktighet i samhällslivet, och den enskilde ska få möjlighet att leva som andra (5 §). Det får direkta konsekvenser för hur lokalvården planeras. När städning sker i någons bostad är tidpunkter, tillträde och bemötande frågor om självbestämmande och integritet, inte bara logistik. Fråga därför leverantören hur arbetet anpassas efter den enskildes rutiner och önskemål, och hur avvikelser rapporteras tillbaka till verksamheten.

Systematiken är den del som är lättast att kontrollera och svårast att fejka. Be om leverantörens egen uppföljning: Hur dokumenteras kvalitetsarbetet? Vem ansvarar? Hur ofta följs det upp? Vad händer med de avvikelser som upptäcks? Ett svar som beskriver ett löpande system kopplat till ditt objekt väger tyngre än ett certifikat utan sådan koppling.

Följ upp rutinerna – inte bara intygen vid avtalstecknandet

Serviceföretagen pekar ut uppföljningen som en svag punkt i offentlig upphandling: många företag avstår från att delta, främst på grund av för stort prisfokus, komplicerade processer och dålig uppföljning. Är uppföljningen svag i branschen som helhet är det också det mest sannolika stället där just ditt avtal fallerar – intygen kontrolleras vid avtalstecknandet och glöms sedan bort.

Lägg därför in kontrollpunkterna i avtalstiden, inte bara i upphandlingen: aktuellt utdrag ur HOSP för den personal som arbetar i objektet, och nytt utdrag när personal byts ut eller underleverantörer tillkommer; att yrkestitlar i bemanning och rapportering motsvarar bevis enligt 6 § LSS; att avvikelser från rutinerna rapporteras och åtgärdas; och att leverantörens eget kvalitetsarbete fortsätter löpande, i linje med kravet i 6 § LSS på att kvaliteten systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras.

Sätt ett datum och en namngiven ansvarig person för varje kontroll, och dokumentera både frågan och svaret. Det är den enda uppföljning som ger dig något att luta dig mot om kvaliteten ifrågasätts senare.